С момента ввода в эксплуатацию Электронной библиотеки (ЭБ) АКСОР в декабре 2010 г. прошло уже больше двух лет. За это время в секретариат АКСОР и Федеральный центр информатизации Счетной палаты Российской Федерации (ФГУП «СП-Центр») поступило немало отзывов от пользователей, сотрудников контрольно-счетных органов (КСО).
В настоящее время подписчиками ЭБ являются порядка полутора тысяч человек, представляющих КСО почти всех субъектов Российской Федерации-членов АКСОР и более двухсот муниципальных КСО. Ежедневно электронную библиотеку посещает около 400 человек. За два года активного пользования библиотечным фондом, составляющим на сегодняшний день более 750 документов по различной тематике, к администраторам поступило большое количество актуальных вопросов, предложений и замечаний, которые постоянно обобщаются и систематизируются специалистами ФГУП «СП-Центр».
Спектр решаемых задач, возможности электронного формата и расширение географии подписчиков позволяют уверенно говорить о необходимости дальнейшего развития ЭБ, повышения эффективности и удобства ее использования специалистами КСО.
Роль общего методического и методологического руководства библиотекой выполняет Научно-методический совет (НМС) АКСОР, поэтому значительная часть поступающих по обратной связи вопросов и предложений, которые позволяют выявить в работе ЭБ проблемные места, исходит от членов НМС АКСОР и лично от его председателя И.И. Егорова. Так, по предложению председателя НМС в структуру Электронной библиотеки были добавлены два новых каталога:
- «Авторефераты и диссертации по проблемам государственного финансового контроля»;
- «Судебная практика».
Большую работу по обобщению и формированию замечаний и предложений (в рамках обеспечения деятельности ЭБ) провела рабочая группа НМС АКСОР под руководством председателя Контрольно-счетной палаты Республики Башкортостан С.Ф. Харасова. Значительный вклад в усовершенствование работы библиотеки внес и заместитель председателя Контрольно-счетной палаты Ростовской области В.А. Жуков, предоставивший свои предложения и замечания.
С учетом пожеланий пользователей были разработаны обобщенные предложения по доработке ЭБ АКСОР, включающие:
- оптимизацию интерфейса, изменение структуры дерева каталогов ЭБ и упрощение навигации по нему, адаптацию логики поиска к привычным стандартам системы Windows (1.2), отображение минимального числа функций и элементов;
- упрощение и изменение содержимого библиотечной «карточки»;
- расширение возможностей системы обратной связи с пользователями ЭБ вообще и автором документа в частности, создание инструмента регистрации и обработки обращений пользователей;
- усовершенствование системы поиска документов в ЭБ (упрощение и повышение надежности результатов поиска), фильтрацию базы поиска по нескольким базовым критериям (разделы ЭБ, дата, статус документа и пр.);
- доработку дизайна ЭБ, расширение возможностей для размещения и обмена видеоматериалами между сотрудниками КСО в режиме он-лайн.
На основе этих пожеланий разработчик ЭБ по заказу ФГУП «СП-Центр» доработал программное обеспечение.
1. Упрощение интерфейса.
Большое количество полученных от пользователей ЭБ предложений и замечаний касалось элементов ее интерфейса, простоты использования, информационной перегруженности некоторых важных для подписчиков страниц, наличия редко используемых функций.
В обновленную версию «Liber. Электронная библиотека» были внесены следующие изменения:
- исключены отображение лишней информации в левом меню при просмотре папок и документов, а также показ системных сведений и статистики;
- для пользователей ЭБ исключена возможность редактирования искомого документа. Страница просмотра документа с возможностью его редактирования становится доступной только для системных администраторов и сотрудников, имеющих специальные права на редактирование;
- исправлена верстка страницы безопасного просмотра, добавлен новый тип прав «Запрет безопасного просмотра». Для пользователей с отсутствием прав редактирования документов недоступна исходная информация о документе (кем и когда создан) при просмотре сведений о нем;
- расширено поле «Заглавие» и изменено отображение столбцов каталога документов;
- исправлена процедура импорта при наборе полей: теперь импорт данных из автоматизированной информационной библиотечной системы (АИБС) попадает в поля из любого набора полей, где описание соответствует формату «u<поле>_<подполе>». Например, для поля «год» описание будет иметь значение «u210_d»;
- введена новая настройка прав доступа к ЭБ на основе ip-адресов и масок сети. При этом можно разграничить права одного и того же пользователя, который, например, пользуется ЭБ из локальной сети библиотеки или из дома;
- изменен подключаемый модуль, работающий с запросом помощи «LiberMedia Request Plugin». Стандартный запрос о помощи отключен.
2. Описание («карточка») документа.
Во многих предложениях пользователей содержалась идея оптимизации структуры и содержимого библиотечной «карточки», или, иначе говоря, метаданных документа, позволяющих оперативно оценить его содержимое без непосредственного открытия и прочтения.
Теперь, после доработки, «карточка» будет содержать следующую информацию: об авторе, о принадлежности к КСО, о статусе пользователя, о дате публикации. Это позволит проводить оценку документа в ЭБ без его раскрытия.
При этом возможность добавлять, изменять, удалять поля, а также менять их порядок отображения в сведениях о документе теперь будет доступна только администраторам системы.
Это позволяет администратору менять поля информации о документе, в том числе, в зависимости от типа документа.
В связи с внесенными изменениями авторам всех имеющихся в ЭБ документов целесообразно уточнить информацию в соответствующих «карточках». Эту работу желательно завершить в июне текущего года.
3. Обратная связь с пользователем.
Под обратной связью в ЭБ понимается совокупность следующих возможностей:
- информирование автора (своевременное и адресное) о статусе его документа;
- регистрация и обработка обращений пользователей по общим вопросам, касающихся деятельности ЭБ;
- участие в методическом форуме, где каждый подписчик может запросить необходимые ему документы, задать свои вопросы и привлечь к их обсуждению экспертов.
Как было указано в первой статье об Электронной библиотеке («Вестник АКСОР», №1 / 2011 г., стр. 202), концепция ЭБ АКСОР реализована на программной платформе KnowledgeTree / Либэр, которая обладает большими возможностями по хранению, систематизации, каталогизации и поиску документов. Однако, учитывая ярко выраженный библиотечный формат (оперативную работу с большими объемами информации) и повышенные требования к организации обратной связи с подписчиками, перед разработчиками и техническим персоналом стояла задача значительного расширения существующих возможностей системы в этой части. Эта непростая задача решена.
Надеюсь, что работа с обращениями пользователей, их регистрация и обработка данных, ответы на вопросы, которую ежедневно в ЭБ проводят специалисты ФГУП «СП-Центр», также как и работа по обслуживанию и развитию технических средств и программных комплексов Государственной информационно-аналитической системы Контрольно-счетных органов (ГИАС КСО), в 2013 году будет проводиться качественно и эффективно.
Для удобства обработки обращений пользователя к системному администратору, изменена и упрощена форма запроса за помощью при нажатии на ссылку «Попросить помощь» в меню «Действия над документом».
Пользователь при обратной связи должен заполнить окно «Цель обращения», указать адрес своей электронной почты, контактный телефон для связи, описать более подробно причину обращения и свой вопрос.
После обработки запроса на электронный адрес пользователя отправляется ответ на поставленный вопрос.
4. Оптимизация поисковой системы
В предыдущей статье об ЭБ упоминалось, что программная платформа KnowledgeTree имеет встроенную поисковую систему внушительных возможностей. Однако, здесь, по мнению ряда пользователей, и кроются «подводные камни»: система поиска очень сложна в управлении.
Значительное количество пользователей считают, что вполне достаточно иметь фильтрацию базы поиска по нескольким простым для понимания критериям – таким, как раздел библиотеки, дата документа, статус документа, автор. Поэтому разработчиком ЭБ были внесены следующие изменения:
- упрощена поисковая система ЭБ: при переходе в расширенный поиск для читателя становятся доступны только поля описания документа, без лишней системной информации;
- из результатов поиска убраны ссылки на действия, которые запрещены статусом данного пользователя (ранее были активными ссылки на загрузку, которые, однако, не давали возможности осуществить загрузку документа при отсутствии таких прав).
В критериях расширенного поиска для пользователей недоступны поля выбора процесса над документом.
Оставлены необходимые поля в списке «Доступные критерии». В список «Доступный набор полей» автоматически включаются вновь заведенные наборы полей для документов:
5. Изменение дизайна и расширение возможностей для обмена видеоматериалами.
Одним из пожеланий пользователей ЭБ было включение опций размещения, просмотра и обмена видеоматериалами между сотрудниками КСО в режиме он-лайн.
Модуль FlashView, разработанный для ЭБ, позволяет загружать аудио- и видеофайлы. Модуль поддерживает современные кодеки, что позволяет загружать медиаданные во всех популярных форматах. В то же время для просмотра видео он-лайн достаточно стандартных средств любого из современных браузеров.
Администратор системы имеет возможность задать настройки качества отображаемого видео.
6. Как зарегистрироваться в Электронной библиотеке?
Регистрация в ЭБ АКСОР персонифицирована: регистрируется не КСО как организация, а каждый конкретный пользователь.
Для регистрации в Электронной библиотеке нужно прислать на адрес электронной почты elib@ach-fci.ru заявку произвольной формы на официальном бланке за подписью председателя КСО, в которой должны быть указаны следующие сведения о пользователе:
• Фамилия, Имя, Отчество
• Наименование КСО
• Должность
• Рабочий телефон
• Персональный адрес электронной почты
• Желаемый уровень доступа
Для пользователей ЭБ доступны два уровня доступа: Читатель и Автор. Если пользователь выступает в обеих ролях, он может не только просматривать, но и загружать в свой компьютер все опубликованные в Электронной библиотеке документы. Кроме того, пользователь с правами Автора может также загружать в библиотеку свои собственные документы, предназначенные для публикации.
Необходимо обратить внимание на следующий момент: адрес электронной почты в заявке указывается личный (например, aIvanov@voronezh.ru), а не общий для КСО (типа ksp49@mail.ru ). Поэтому в случае регистрации нескольких сотрудников из одного КСО заявка должна содержать все вышеперечисленные данные на каждого сотрудника, в том числе у каждого из них должен быть свой («уникальный») адрес электронной почты.
Форматы документов, предоставляемых для публикации в ЭБ, должны быть следующими:
• для текстовых документов: .DOC (но не .DOCX), .XLS (но не .XLSX), .PDF, .RTF;
• для видеоматериалов: .AVI, .MOV, .MP3, .MP4;
• для аудиоматериалов: .MP3, .WAV.
К моменту выхода этого номера «Вестника АКСОР» пользователи ЭБ уже смогут не только оценить обновленный интерфейс библиотеки, но и проверить его «на прочность». В апреле этого года ЭБ будет функционировать в режиме проведения испытаний, то есть библиотекой можно будет не только пользоваться, но и участвовать в ее испытаниях, проводя тестирование всех возможностей ЭБ. ФГУП «СП-Центр» будет признателен всем пользователям, которые направят свои замечания и пожелания по работе обновленного интерфейса на общую почту ЭБ на имя генерального директора ФГУП «СП-Центр». Наши специалисты учтут все замечания и предпримут все меры для их устранения после завершения испытаний ЭБ. Кроме того, мы готовы и будем оперативно реагировать на проблемы, возникающие у пользователей библиотеки.
А.Г.Гончар,
генеральный директор ФГУП «СП-Центр»
|