|
Согласно решению Президиума АКСОР, в декабре 2010г. специалистами Федерального Центра Информатизации СП РФ (ФГУП “СП-Центр”) разработана и внедрена в эксплуатацию Электронная Библиотека.
Целью организации Электронной Библиотеки определено обеспечение доступа сотрудников контрольно-счётных органов – членов Ассоциации к нормативным, инструктивным, методическим, справочным и другим материалам, необходимым для использования в практической деятельности. Вход в Электронную Библиотеку решено разместить на Интернет-сайте Ассоциации (www.ach-fci.ru).
На рисунке 1 показана утверждённая и действующая на данный момент структура каталога для информационного наполнения Библиотеки. Разумеется, при необходимости, перечень разделов может быть расширен.
Что же представляет собой Электронная Библиотека? Давайте взглянем поближе.
В основе системы лежит программный комплекс KnowledgeTree (“Древо Знаний”), разработанный одноимённой компанией в США, штат Северная Каролина. Используемый многими крупными корпорациями, университетами, библиотеками, государственными учреждениями, и даже вооружёнными силами в разных странах мира на четырёх континентах, комплекс KnowledgeTree на сегодняшний день является одной из ведущих систем централизованного хранения электронных документов и ведения электронного документооборота в глобальном масштабе.
Выбор KnowledgeTree как основы для построения Электронной Библиотеки Ассоциации неслучаен, так же как неслучайно и широкое признание его по всему миру. Благодаря высочайшей надёжности, возможностям масштабирования под любой требуемый объём задач, гибкой системе распределения прав доступа, и далеко не в последнюю очередь – необычайно мощной поисковой машине, без преувеличения можно сказать, что данный продукт находится на самом передовом крае информационных технологий.
Возможности, предоставляемые встроенной поисковой машиной, невероятно широки. Помимо простых поисковых запросов по любому из полей описания документа, есть возможность строить сложные запросы с любой комбинацией этих полей и элементами логической (Булевой) алгебры, а также, при необходимости, пользуясь встроенным метаязыком, конструировать иерархические запросы почти неограниченной сложности.
Достоинства этой системы, однако, не ограничиваются лишь возможностями поиска. Одним из ключевых достоинств для специфики использования в контрольно-счётных органах является встроенный в систему инструмент SecView (SecureView, “Защищённый просмотр”). Данный инструмент предоставляет возможность защитить опубликованные документы от копирования пользователями, сохраняя при этом возможность их просмотра. По опыту работы с авторами материалов, такая возможность обязательно будет востребована.
Упомянем также поддержку всех основных форматов документов (MS Word, PDF, RTF, HTML и др.), а также возможность описания документов любым необходимым количеством полей – представьте себе, что библиотечная карточка на каждую книгу имеет бесконечную вместимость!
Как же соотносится всё это с конкретными библиотечными нуждами Ассоциации?
В тесном сотрудничестве с коллективом Секретариата АКСОР, с одной стороны, и российским дистрибьютором системы KnowledgeTree – компанией Либэр – с другой, специалисты ФГУП “СП-Центр” в короткий срок проделали большую работу по адаптации системы под нужды Ассоциации и созданию электронной процедуры публикации материалов АКСОР. Эту процедуру (рисунок 2) давайте рассмотрим подробнее.
Процедура включает в себя четыре функциональные роли: Автор, Секретариат АКСОР, Эксперт и Оператор. Автор — это пользователь Электронной Библиотеки, имеющий полномочия для предоставления документов в начальную точку процесса публикации. Предоставленные таким образом документы накапливаются в "начальной папке".
Пока документы к публикации не утверждены, обычные пользователи их не видят. Документы должны быть рассмотрены и утверждены к публикации сотрудниками Секретариата АКСОР — ключевой функциональной роли. Секретариат имеет возможность выбора, что сделать с вновь поступившим документом: немедленно утвердить документ к публикации, отказать в публикации, направить документ на рассмотрение эксперту или экспертам. Разумеется, именно Секретариату доступны для просмотра все документы "начальной папки", невидимые прочим пользователям. В роли экспертов выступают Президиум АКСОР, Научно-методический совет АКСОР, Комиссия АКСОР по правовому обеспечению. При необходимости могут быть добавлены и другие эксперты.
В простейшем случае — немедленное утверждение к публикации — Секретариат определяет, к какому тематическому разделу библиотеки должен относиться документ, и система посылает уведомление Оператору. Оператор раскладывает документы в соответствии с указаниями Секретариата, а также выполняет, при необходимости, другие связанные с этим действия (например, публикует документ на сайте Ассоциации). После обработки Оператором документ становится частью опубликованных ресурсов Электронной Библиотеки, доступных для просмотра всем пользователям.
В случае, если Секретариат отказал Автору в публикации, документ перемещается в архив. Не удаляется, а именно перемещается в архив — во-первых, всегда есть возможность передумать и снова рассмотреть документ, во-вторых, если Автор предоставит новую, доработанную версию документа, будет возможность сравнить её с первоначальной версией.
Однако не всегда Секретариат АКСОР имеет возможность — или компетенцию — определить, годится ли предоставленный Автором документ к публикации. В этом случае есть возможность привлечь к рассмотрению документа одного или нескольких Экспертов. Список экспертов, задействованных в настоящее время, приведён выше. Секретариат выбирает, кто их экспертов мог бы рассмотреть документ, и система отправляет соответствующее уведомление, а также открывает документ для просмотра пользователям — членам соответствующей группы в составе функциональной роли Эксперт.
Эксперт, рассмотрев документ, оставляет к нему свой комментарий, и возвращает его обратно в зону ответственности Секретариата. Вооружённый экспертным заключением, Секретариат может теперь утвердить к публикации или отказать в публикации документу, а может направить его другому эксперту — по своему усмотрению.
Все перемещения документов между этапами процесса, отправка уведомлений заинтересованным сторонам, и управление правами на просмотр выполняются системой автоматически. Уведомление появляется в двух местах: внутри системы, так что адресат видит его сразу при входе в библиотеку, и на электронной почте, указанной пользователем при регистрации.
В ближайшей перспективе работы Электронной Библиотеки – значительное расширение круга авторов и читателей. В будущем, возможно, читателями библиотеки будут не только сотрудники большинства контрольно-счётных органов РФ, но также студенты, аспиранты, научные работники – возможности системы позволяют сохранить высокий уровень информационной безопасности даже при широком круге пользователей.
Как подключиться к Электронной Библиотеке?
Для подключения в качестве читателя или автора вы можете обратиться к нам в СП-Центр по электронной почте elib@ach-fci.ru
|
Электронная Библиотека АКСОР: В ногу со временем
Новости
